Góðskutrygging og eftirlit

Vegleiðing um góðskutrygging í kt-skipanum - Minstukrøv og tilmæli Tjóðskjalasavnið, 2016

Innleiðing

Orðið “góðska” verður brúkt í ymiskum høpi og kann hava ymiskan týdning. Í hesum høpi snýr góðska seg um, at tað er møguligt at finna dátur og skjøl aftur í kt-skipanum hjá kommunalum - og landsstovnum.

Góðskueftirlit skal tryggja, at skrásetingar í skipanum eru rættar, og at tað er møguligt at leita fram tær røttu upplýsingarnar. Tað kann til dømis vera eitt gott hugskot at eftirkanna um e-post-samskifti hava sigandi heiti fyri innihaldið, ella um tey eru skrásett við tí sjálvirkandi ‘SV:SV:SV: spurningur um x-mál’. Ella eftirlit við, at tað verða goymdir einans loyvdir fílar, soleiðis at skjølini kunnu opnast og lesast.

Góðskueftirlit sambært fráboðanar- og góðkenningarrundskrivinum hjá Tjóðskjalasavninum

Stovnar skulu javnan eftirmeta góðskuna av teirra kt-skipanum við skjølum. Tað skal verða lýst í leiðbeiningini í skipaninin, hvussu myndugleikin skal gera kanningina. Góðskueftirmetingin er ein fyritreyt fyri, at Tjóðskjalasavnið kann góðkenna skipanina sambært ‘Rundskriv um fráboðan og góðkenning av kt-skipanum’.

Tvey ár eftir at góðkenningin er framd, ger Tjóðskjalasavnið eitt eftirlit og kannar, um skipanin verður brúkt sum lýst í leiðbeiningini, herundir um myndugleikin hevur gjørt sjálvseftirlit.

Góðkent eftirlit er ein treyt fyri avhending av einari kt-skipan eftir frymli B (løtumynd) og frymli C (lokað mál). Skipanir, sum ikki kunnu góðkennast, skulu avhenda eftir frymli A (tíðarskeið). Eftirlitið merkir, at gjørligt verður at gera nakað við møguligar trupulleikar, meðan skipanin er virkin, og ikki tá ið skipanin skal avhendast. Hetta skuldi givið betri virkandi skipanir hjá stovnunum, soleiðis at tað eisini verður lættari og bíligari at avhenda skjalasavnsútgávur til Tjóðskjalasavnið.

Málbólkur

Hvussu verður ein mannagongd fyri góðskutrygging gjørd, og hvørji krøv stillar Tjóðskjalasavnið? Vegleiðingin um góðskutrygging gevur svar upp á spurningar og vendir sær til tey, sum arbeiða við góðskutrygging í kt-skipanum, antin í samband við fráboðan av eini skipan, ella tá Tjóðskjalasavnið fremur eftirlit við góðskutrygging.

Mannagongd fyri góðskueftirliti

Ein góð mannagongd fyri góðskueftirliti er ítøkilig og skillig og vísir nágreiniliga á, hvør ger hvat og nær. Hvussu ítøkiligt og umfatandi eftirlitið skal verða, má leggjast eftir einum skilagóðum støði, alt eftir hvussu stórur myndugleikin er, og hvørji mál hettar snýr seg um. Góð góðska snýr seg ikki um fullkomileika, men um at nakað virkar eftir ætlan.

Góðskueftirlit eina ferð um árið er møguliga ikki nokk fyri sjálvt teir minstu myndugleikarnar, í meðan dagligt eftirlit av øllum skrásetingum er óneyðugt dupultarbeiði. Hvør myndugleiki skal gera sær greitt, hvønn tørv ein setur fyri at rætta upp á møguligar feilir og manglar, hvat ið er endamálið við góðskueftirlitinum, umframt at myndugleikin skal seta neyðugt tilfeingi av til uppgávuna.

Tjóðskjalasavnið setur sum fyritreyt, at mannagongdin skal innihalda eina frágreiðing um:

• Hvat skal kannast?

• Hvør kannar?

• Hvussu ofta skal góðskutrygging fremjast?

• Hvussu skal góðskutryggingin gerast?

• Hvør rættar feilir?

• Hvussu verður kanningin fylgd upp?

 

Til dømis er ikki nokk, at tað stendur “málini kannast regluliga”. Tað skal ásetast neyvt:

• Hvørji mál, sum verða vald út til eftirlit: Allir nýupprættaðir, valdir málbólkar ella?

• Hvat verður kannað? Hvørjar metadátur eru um málini, hvørjar eru metadáturnar um skjølini í málinum?

• Hvussu ofta verður eftirkannað? Eina ferð um mánaðin, ein ferð hvørt kvartal ella?

• Hvør ger eftirlitið? Serbrúkarin, ´journalin´ella? Í nøkrum skipanum er góðskueftirlitið partvíst sjálvvirkandi, t.v.s. at skipanin ger sjálv eina eftirkanning av til dømis skjølum uttan skjalatilknýti. I hesum førum skal standa í mannagongdini, hvørjir partar av eftirlitinum henda sjálvvirkandi í skipanini, og hvørjir partar henda við at gera stakroyndir og/ella við úrtøku úr skipanini.

Les annars: "Mannagongd fyri góðskutrygging - 3 dømi trýst her.

Dømi um góðskutryggingtrygging Trýst her

Dømi um instruks viðv. góðskutrygging av journalum. Trýst her.

Hvat skal kannast – minstu krøv hjá Tjóðskjalasavninum

Myndugleikar skulu hava eina arbeiðsgongd, sum tryggjar, at allar týðandi upplýsingar og skjøl verða goymd í skipanini. Har aftrat skulu myndugleikarnir kanna fleiri upplýsingar, sum standa í rundskrivinum um fráboðan um góðkenning av kt-skipanum: les meira her (pdf).

Sjónbandaframløga: Jette Holmstrøm Kjellberg. Kvalitetssikring i it-systemer med dokumenter. 1. partur. Sí her.

Sjónbandaframløga: Jette Holmstrøm Kjellberg. Kvalitetssikring i it-systemer med dokumenter. 2. partur. Sí her.